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adbs-info - STAGE: GED : analyse et mise en œuvre d’actions (6 mois) Châlons-en-Champagne

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Objet : L'Association des Professionnels de l'Information et de la Documentation

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STAGE: GED : analyse et mise en œuvre d’actions (6 mois) Châlons-en-Champagne


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  • Subject: STAGE: GED : analyse et mise en œuvre d’actions (6 mois) Châlons-en-Champagne
  • Date: Thu, 29 Nov 2018 06:08:30 +0000
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L'ADBS recommande aux étudiants et aux organismes d'enseignement de prendre connaissance, avant tout engagement dans un stage, du "Guide des stages des étudiants en entreprise" et du décret sur les Conventions de stage pour les stages en entreprise - Journal officiel.
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De : SOUEF Celine (Archivage et capitalisation) - DREAL Grand Est/SCDD/PPC < >
Envoyé : mercredi 28 novembre 2018 20:46
À : Liste ADBS-INFO
Objet : [STAGE] GED : analyse et mise en œuvre d’actions
 

La DREAL Grand Est propose un stage GED situé à Châlons-en-Champagne

Missions du service

Le service Connaissance et Développement Durable de la DREAL Grand Est, structure de 900 agents environ, est un service à vocation transversale dont les missions s’organisent autour des axes suivants :


  • piloter et coordonner la politique en matière de gestion de la connaissance de la DREAL à toutes ses étapes et la gestion des outils associés (SIG / statistiques / archivage);

  • consolider la construction d’une connaissance territoriale et transversale nécessaire à la mise en œuvre des politiques de la DREAL et particulièrement celle du développement durable notamment par la valorisation des données statistiques et géographiques ;

  • être garant et coordonner la diffusion de l’information environnementale ;

  • piloter la politique de développement durable de la DREAL, impulser et promouvoir sa prise en compte par les acteurs.


Ce service de 35 personnes s’organise autour de quatre pôles : le pôle « Pilotage de la connaissance », le pôle « Connaissance territoriale et analyse statistique », le pôle « SIG et diffusion des données » et le pôle « Promotion du Développement Durable ». Il a des implantations géographiques sur Chalons-en-Champagne, Metz et Strasbourg.



Enjeux de la mission

La DREAL Grand Est, lors de sa création en 2016, a décidé de la mise en place au sein du Service Connaissance et Développement Durable d’un chargé de mission pilotage de l'archivage et de la capitalisation . La mission principale de ce poste est d’élaborer et de mettre en œuvre la politique régionale des archives et de gestion documentaire pour le périmètre qui le concerne , à savoir tous les services de la DREAL.

Cette politique régionale s’inscrit dans la politique archivistique définie par la Mission des Archives Publiques (MAP) et dans la politique de gestion documentaire du ministère de la Transition Ecologique et Solidaire.

Ces politiques connaissent aujourd’hui une nouvelle étape dans leur modernisation initiée notamment pour les archives, par le déploiement du SIAM (système d’information archivistique ministériel), démarche d’archivage numérique.

Au regard de la masse de documents et données produites, les agents de la DREAL sont en attente de ces démarches de GED et d’archivage numérique qui assureront la pérennité, l’intégrité et la lisibilité dans le temps des documents.


Le stagiaire a pour mission de mener une réflexion sur la mise en place d’une GED au sein de la DREAL, de proposer, voire d’initier, les actions nécessaires à cette mise en place de GED en articulation avec la mise en place du système d’archivage numérique.


POSTE & MISSIONS :

Préparer la mise en place d’une GED en articulation avec la mise en place d’un archivage numérique, au sein de la DREAL Grand Est.


Le stagiaire proposera une démarche de mise en place d’une GED en veillant :

  • à bien intégrer les requis nécessaires à la mise en place de l’archivage numérique et

  • à intégrer un volet appropriation de ces outils par les utilisateurs.


En effet, seule la complémentarité de ces démarches (GED et archivage numérique) garantira la gestion efficace de l’information au sein de l’entité dans le cadre de la dématérialisation des processus.


A cette fin, le stagiaire intègrera l’équipe projet d’archivage numérique, composée de représentants DREAL et de la MAP. Il participera ainsi aux réunions et comités décisionnels.

Il travaillera également en articulation étroite avec les services du Secrétariat Général de la DREAL.

Ses travaux pourront être intégrés dans la démarche Qualité de la DREAL


Au regard de la démarche proposée et du calendrier, il pourra éventuellement être à même de conduire certaines actions.



Livrables attendus :


  • Proposer une méthodologie de conduite de la réflexion, un retroplanning et une gouvernance au projet de GED

  • Préparer, participer aux réunions de gestion de projet GED et aux réunions décisionnelles et en rédiger les comptes-rendus

  • Réaliser un état des lieux de l’organisation actuelle

  • Proposer des scénarii de mise en place en identifiant les leviers et freins pour chacun d’eux

  • Contribuer à la rédaction du cahier des charges du scénario retenu

  • Suivre et mettre à jour les plannings

  • Elaboraer des outils /documents pédagogiques à destination des services

Conditions d’exercice :

  • Stage conventionné de 6 mois

  • Stagiaire soumis.e au règlement intérieur de la structure d’accueil.

  • Lieu principal du stage : Châlons-en-Champagne (à 10 mn de la gare)

  • Déplacements sur Strasbourg et Metz probables.

  • Conditions matérielles :

    • bureau, téléphone, ordinateur et véhicule de service pour les déplacements

    • recours au visio conférence et conférence téléphonique possible

    • restaurant interadministratif ou salle de repas sur place (avec équipements)

    • réductions possibles sur les abonnements aux transports publics



PROFIL : 

  • Actuellement étudiant.e en gestion de l’information, gestion de la documentation

Compétences et aptitudes générales : 

  • Traitement des données et documents numériques (outils, techniques, normes et standards de conservation des informations numériques).

  • Etre capable d’appréhender une organisation complexe

  • Avoir le sens de l’organisation et de l’analyse

  • Disposer d’un esprit de synthèse

  • Aimer travailler de manière autonome

  • Aimer travailler en équipe

  • Permis B obligatoire.



CONTACT & CANDIDATURES :

Merci d’adresser CV et lettre de motivation à


  • Carole CARBONNIER : Adjoint au chef de service et Chef de pôle

    03 51 37 60 20

    carole.carbonnier@developpement-durable.gouv.fr

-- 
Céline Souëf
Chargée de mission pilotage de l'archivage et de la capitalisation
Pôle Pilotage de la Connaissance
SCDD
DREAL Grand Est
Tel : 03 51 37 60 22
Télétravail (vendredi) : 06 99 08 03 66



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  • STAGE: GED : analyse et mise en œuvre d’actions (6 mois) Châlons-en-Champagne, Liste ADBS-INFO, 29/11/2018

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