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Date: Wed, 30 Oct 2002
From: "Charlotte Perrin"
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Merci encore à tous ceux qui m'ont fait partager leur expérience en
matière de plan de classement.

Voici la synthèse des réponses recues pour la question suivante :

Je suis arrivée dans une structure (30 personnes) où chacun travaille
sur une arborescence Windows avec un dossier par personne (lorsqu'une
personne part, on est incapable de reprendre ses dossiers). Nous avons
recréé un plan de classement thématique très détaillé qui permettra à
chacun de travailler de manière transversale avec les autres. Ce nouveau
plan de
classement a été validé individuellement, et nous allons bientôt
procéder au basculement de l'ancien système vers le nouveau.

Auriez-vous des conseils à me donner pour que ce transfert se fasse dans
les meilleures conditions possibles ? Chacun devra ranger ses propres
fichiers de travail dans la nouvelle arborescence : comment accompagner
au mieux les usagers dans cette manip, comment limiter au
maximum la "perte de repères" des usagers ?


Synthèse des réponses :
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Je travaille actuellement sur le même sujet que vous et me trouve un peu
confrontée aux mêmes problèmes. Mon directeur m'a également demandé de
rédiger une note sur des conseils aux utilisateurs pour utiliser au
mieux ce nouveau plan de classement : nommage judicieux des fichiers à rentrer
dans une arborescence prédéfinie, règles d'écriture (pas d'accent, de
caractères spéciaux, se limiter à des noms de 30 caractères,... Je suis donc
intéressée pour recevoir toute information que vous pourriez recevoir sur
ce thème.

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J'ai connu le même cas de figure quand j'ai pris mon poste il y a 5
ans...Sauf qu'il y avait 5 personnes et non 30!
Au départ des personnes, c'est moi-même qui ai reclassé leurs documents,
ce qui fut évidemment long et fastidieux, mais indispensable.

Avec les personnes arrivées depuis, j'ai institué des séances régulières
(environ 1 h toutes les 2 semaines) pendant lesquelles nous vérifions
que leurs documents sont bien classés. Les nouvelles habitudes se prennent
ainsi progressivement.

Je crois qu'il faut de toute façon un accompagnement régulier, au moins
au début.

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Il est difficile de vous répondre précisément, chaque structure ayant
ses propres caractéristiques. Cependant, voici quelques éléments qui, me
semble-t-il, peuvent être appliqués dans la majorité des cas :

1) Concernant le plan thématique :
- méfiez vous d'un plan trop détaillé qui ne permettrait pas de classer
certains documents plus généraux.
- tenez compte des évolutions possibles de ou des activités de
l'organisme.
Prévoyez des mises à jour régulières du plan de classement (1 fois par
an par exemple)
- faites valider le plan par la Direction

2) Concernant le passage au nouveau système
- prévoyez une séance de présentation générale ou quelques courtes
séances de formation /explication au nouveau plan de classement
- laissez en place les deux systèmes le temps du transfert (à voir avec
votre service Informatique)
- préparez un calendrier de travail pour l'ensemble des services, afin
de maitriser la durée du transfert et le temps de reclassement des fichiers
de travail par chacun. Annoncez dès le départ la date à partir de laquelle
l'ancien système disparaîtra définitivement
- il peut être bon d'accompagner le reclassement des fichiers (assistez
les personnes lors du reclassement de leurs fichiers) ; les changements
d'habitude ne jamais chose aisée pour tout le monde.


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Suite à votre message.
Je ne pense pas que ce soit le transfert mais les changements de
pratiques qui vous inquiètent...
Vous dites :
>>> Nous avons recréé un plan de classement thématique très détaillé<<<<
------> J'espère qu'il n'est pas trop détaillé !, car le pb réside non
pas tant dans le nom de la classe qui vient spontanéement à l'esprit, mais
de retrouver au sein d'une arborescence qui n'est que faiblement maîtrisée,
le bon endroit .
------> tout comme les documentalistes qui n'exploitent fréquemment
qu'assez partiellement un langage documentaire, les utilisateurs
risquent "d'utiliser les endroits qu'il connait le mieux....

------> Un système complémentaire est de mettre des alias (cunix/mac)
ou raccourci (sur windows) vers des dossiers Y à l'intérieur de dossiers X.
Cela correspond à "voir aussi". De plus avec la souris, si la personne
visualise ce dossier qui se trouve dans une "mauvaise" branche, il peut
glisser son fichier automatiquement dans le bon dossier.
Le pb : ne pas favoriser l'apprentissage du "bon" classement.
Une option : prévoir ces alias/raccourci, mais ne pas les mettre
immédiatement, mais seulement après une période d'essai, en fonction des
remarques et demandes.

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Merci encore et bon courage à tous ceux et celles qui s'attaquent à
cette problématique !
CP


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• SYNTH : plan de classement, Liste ADBS-INFO, 30/10/2002

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