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Date: Thu, 24 Aug 2000
From: karine laroque
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SYNTHESE
Durée de conservation des documents dans l’entreprise

Suite à ma question sur adbs-info le 22 août 2000 :

[PS : Je me permets de profiter de la synthèse pour
demander à Valérie ULSEMER de bien vouloir me communiquer
son adresse électronique ou un n° de fax afin que je puisse
lui répondre (je n’ai pas le temps de vous téléphoner mais
je vous répondrai avec plaisir).]

1) LA référence bibliographique :
« Le guide des durées de conservation (Les archives dans
l’entreprise) »
Edité par l’AAF, Association des Archivistes Français, en
1997 (dernière édition ? Prix ?) :
9, rue Montcalm
75018 PARIS
Tél. 01.44.06.39.44
Fax 01.44.06.39.52
http://www.multimania.com/archivistes
NB : l’AAF a ouvert une liste de diffusion, pour s’abonner :
http://www.egroups.fr/group/archives-fr

2) La réponse à ma « question-exemple » a été trouvée dans
le guide de l’AAF :
« Les contrats de prêts, d’emprunts et d’avances sont à
conserver 10 ans à compter de la dernière échéance de
remboursement » (page 68)
[Un merci particulier à Mme GLB]

3) Remarque plusieurs fois soulignée : Il ne faut pas
oublier, dans le dilemme de la conservation de certains
documents, de distinguer le délai légal obligatoire et le
délai, parfois très long, dû au risque de litige.

4) Autre ouvrage intéressant les entreprises :
« Comment gérer et organiser ses archives », édité par la
Chambre de Commerce et d’Industrie de Paris (Prix ?) :
27, avenue de Friedland
75382 Paris cedex 08
Tél. 01.55.65.55.65
Fax 01.55.65.78.68
http://www.ccip.fr
OU : Presses Universitaires de France
49 Boulevard Saint Michel
75005 Paris
Tél. 01.44.41.81.20
Fax 01.43.54.64.81
http://www.puf.com

5) Et un autre :
« Les archives des entreprises : Conseils pratiques
d’organisation », édité par les Archives Nationales, 2ème
édition, par Isabelle Guérin-Brot, 1989 - Prix : 60 Fr +
20,33 Fr de Port :
En vente à la Documentation Française
124, rue Henri Barbusse
93308 Aubervilliers Cedex
http://www.ladocfrancaise.gouv.fr

6) La Direction des Archives de France a ouvert à Roubaix,
en 1993, le Centre des archives du monde du travail, qui «
a pour mission de collecter, de traiter, de conserver et de
mettre à la disposition du public les fonds d'archives dits
« du monde du travail ». » :
78 boulevard du Général-Leclerc
BP 405
59057 Roubaix Cedex 1
Tél. (33) 03 20 65 38 00
Télécopie : (33) 03 20 65 38 01
http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/camt

7) Penser aussi aux Archives départementales. Une liste
d’adresses sur :
http://www.genealogy.tm.fr/archives/archives.htm
ou sur : http://www.karolus.org/mfr/k_liens.htm

8) Plus largement, on pourra se référer à la Loi n°79-18 du
3 janvier 1979 sur les archives, consultables sur :
http://www.legifrance.gouv.fr/textes/html/fic197901030018.ht
m

9) Pour les documents administratifs les plus courants :
http://www.archi-v.com/conserv.htm

10) Voir aussi, sur Admifrance, la question des archives en
matière fiscale :
http://cira.admifrance.gouv.fr/liste/fiche/1933.htm?type=MOT
CLE

11) On m’a également signalé, à titre d’exemple, que l’AFB,
Association Française des Banques, a édité une brochure
spécifique à la conservation des documents produits par les
banques. Je n’ai pas eu le temps de vérifier cette
information…
AFB
18 rue La Fayette
75009 Paris
Tél. 01.48.00.52.52
Fax : 01.42.46.76.40
http://www.afb.fr

12) Concernant ma question (qui portait plus
particulièrement sur les archives produites par les
établissements de santé) :
On m’a plusieurs fois indiqué la Circulaire ministérielle
AD n°93-5 du 26 novembre 1993 relative au tri et
conservation des archives des établissements publics de
santé : documents produits après 1968 par les services
financiers et économiques ;
J’ai omis (honte à moi) d’indiquer que j’avais déjà
consulté ce texte… qui ne répond pas précisément à ma
question (sur la conservation des rapports d’emprunts).
Pour me faire pardonner, je propose à ceux qui le
souhaitent, d’envoyer une copie de cette circulaire.
Pour info, ce texte a été suivi des circulaires (toujours
concernant les hôpitaux) :
- n°94.2 du 18 janvier 1994 : documents produits par les
services administratifs chargés de la gestion des
hospitalisations et des consultations ;
- n°94-6 du 18 juillet 1994 : services chargés de la
gestion du personnel et de la formation ;
- n°94-10 du 7 octobre 1994 : patrimoine foncier,
immobilier et mobilier ;
- n°94-11 du 20 octobre 1994 : archives de l’administration
générale de l’établissement

13) On m’a également indiqué la référence suivante :
Circulaire AD 93-1 du 11 août 1993, publiée par la
Direction des Archives de France : « Instruction pour le
tri et la conservation des documents produits par les
services et établissements publics des communes » (env. 200
p.)

14) Autres sources :

Direction des Archives de France :
60 rue des Francs-Bourgeois
75141 PARIS cedex 03
Téléphone : 33.1.40.27.60.00
Télécopie : 33.1.40.27.66.01
http://www.culture.fr/culture/daf.htm
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

Une présentation (non exhaustive) sur la durée de
conservation des documents comptables, des factures et des
principaux documents sociaux. Par une société d’expertise
comptable :
http://www.a-c-t-e.com/archivage_duree.htm

Une découverte (pour moi) au hasard d’une promenade sur le
net (notice) :
Rhoads, James B.
Le rôle de l'administration des archives et de la gestion
des documents courants dans les systèmes nationaux
d'information: une étude RAMP/Edition révisée/établie par
James B. Rhoads [pour le] Programme général d'information
et l'UNISIST. - Paris: UNESCO, 1991. - 44 p. ; 30 cm - (PGI-
89/WS/6).
A lire sur
http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r8906f/r8906f00.htm
#Contents

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Karine Laroque
Documentaliste
Centre Hospitalier
BP 207
46106 Figeac Cedex
Tél 05 65 50 64 41
Fax 05 65 34 79 77


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• SYNTH : duree conservation documents, Gestionnaire de la liste ADBS-INFO, 24/08/2000

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